هل استكملتم الاستعداد لحلول شهر رمضان الكريم؟

مجموعة نصائح من لجنة “الجيل القادم للمنطقة العربية- جمعية العلاقات العامة والاتصالات”

يمتاز قطاع العلاقات العامة في جميع أنحاء العالم بأجندة فعاليات منوّعة تجمع بين المناسبات السنوية الثابتة، والفعاليات المؤقتة والتي قد تتبدل مواعيدها في كل عام. وفي منطقة الخليج العربي عامةً وفي دولة الإمارات خاصةً، تكتسب أجندة الفعاليات السنوية طابعاً مميّزاً يجمع بين احتفالات وأعياد مختلف الجاليات التي يحتضنها المجتمع. ومن بين جميع المناسبات، يكتسب حلول شهر رمضان الكريم أهميةً مميّزة لدى الجميع، ويحتفي بحلوله جميع السكان. ويشهد الجميع خلال أيام الشهر الفضيل تغيّرات لا تتكرر بغيره من أيام العام، بدءاً من تغيّر ساعات العمل وحتى التغييرات التي تطرأ على نمط حياتهم اليومية.

ومع دخولنا أول أيام الشهر الفضيل، يقدّم أعضاء لجنة “الجيل القادم للمنطقة العربية- جمعية العلاقات العامة والاتصالات” مجموعةً من النصائح التي قد تعدّ بديهيةً للبعض، إلا أنها قد تساعد المواهب الجديدة المنضّمة للعمل في قطاعنا في التأقلم مع التغييرات التي تشهدها أيام رمضان!

! العلاقات العامة تبدأ من العلاقات الشخصية

تذكروا بأن ترسلوا تهنئةً خاصةً بحلول الشهر الكريم لجميع عملائكم وممثلي وسائل الإعلام الذين تتواصلون معهم. وفيما يعد هذا الأمر أساسياً للاحتفاء بحلول الشهر الكريم، فإنه يعدّ الفرصة المثالية لإعلام عملائكم وممثلي وسائل الإعلام بساعات عملكم، خاصةً في حال كنتم تمثلون أحد العملاء من خارج المنطقة، أو في حال تعاونكم مع بعض وسائل الإعلام الإقليمية التي قد تختلف فيها ساعات العمل عن دولة الإمارات خلال شهر رمضان!

وإلى جانب الرسائل العامة، تذّكروا بأن حلول شهر رمضان هو فرصتكم لتوطيد العلاقات مع الإعلاميين، سواءً من خلال الاتصال، أو من خلال إرسال رسالةٍ شخصية مع هديةٍ رمزية للتهنئة بالشهر الكريم.

 ! الوقت من ذهب

أبرز تحدٍ في رمضان بالنسبة لقطاع العلاقات العامة هو الوقت، فأولاً تتقلص ساعات العمل بالنسبة للشركات التي نعمل لديها، ما يعني وقتاً أقصر لإنجاز جميع المهام، إلا أن التحدي الأكبر هو تقلّص ساعات عمل وسائل الإعلام، وبالتالي لا يمكن تطبيق قاعدة إرسال المحتوى قبل الساعة الثانية ظهراً، لأنك ترسل المحتوى في هذه الحالة في الساعة الأخيرة قبل نهاية ساعات الدوام!

وفيما قد تختلف ساعات العمل بين وسيلةٍ وأخرى، فإن الوقت الأفضل لإرسال المحتوى هو قبل الساعة 12 ظهراً، خاصةً بالنسبة للصحف اليومية المطبوعة، والتي تستكمل أعدادها في ساعاتٍ مبكرة نسبياً من اليوم. وبالتالي فإن الوقت المثالي للتواصل مع الإعلاميين، سواءً لمتابعة التغطيات أو لمناقشة فرص المحتوى أو المقابلات الحصرية، تمتد ما بين الساعة 12 ظهراً وحتى 3 بعد الظهر.

المحتوى الملائم في الوقت المناسب

قبل بداية الشهر الكريم، وفي الأسبوع الأول من بدايته، يجب أن تكونوا قد استكملتم جمع أجندة المحتوى لمختلف وسائل الإعلام التي تودون حجز مكانٍ لمحتوى عملائكم فيها، بشكلٍ يمكّنكم من إرسال المحتوى بشكلٍ مستهدف، وتجنّب التوزيع العشوائي للقوائم الجاهزة.

وفيما تبدي وسائل الإعلام تردداً أكبر خارج أيام شهر رمضان لتغطية أخبار المطاعم ذات الطابع الإعلاني المباشر، يكون المحررون أكثر ترحيباً بهذا النوع من المحتوى، خلال شهر رمضان، نظراً لإقبال القرّاء للبحث عن وجهات الإفطار والسحور، خاصةً مع غياب الخيم الرمضانية لهذا العام في إطار المساعي للحد من انتشار كوفيد-19. ويستمر التوجّه الذي بدأ العام الماضي لتسليط الضوء على الوصفات المنزلية، فإن كنتم تعملون مع أحد المطاعم، تأكدوا إن كان بإمكان الشيف مساعدتكم بوصفةٍ خاصة يمكن تحضيرها منزلياً، لترسلوها لإحدى المواقع- أو حتى لتجربة تحضيرها بأنفسكم!

   ! أنت مستشار في العلاقات العامة، لا تتردد بتقديم النصيحة

في بعض الحالات، قد يندفع أحد عملائك لتنظيم فعاليةٍ ما أو إطلاق حملةٍ جديدة خلال شهر رمضان، ولكنهم قد يقعون في فخ عدم امتلاك الفهم الكافي للثقافة المحلية، وهنا يبرز دورك كمستشار خبيرٍ في المنطقة وبالجمهور المستهدف. وإن حاول العميل تنظيم حفل إطلاقٍ مشروعٍ جديد في الساعة الرابعة، لا تتردد بمعارضة القرار وتقديم النصيحة حول التوقيت الأفضل! وفي حال شعرت أن فكرة الحملة التي وضعها فريق تسويق العميل لا تتوافق مع أعراف وتقاليد المجتمع المحلي، فهي مسؤوليتك المباشرة بأن توضّح الحساسيات الثقافية لتحمي عميلك من وضع نفسه في مكانٍ يصعب الدفاع فيه عن سمعته!

وبمقابل ذلك، عليك أن تكون على درايةٍ تامة بكل الفعاليات المجتمعية التي يتم تنظيمها في السوق المستهدف، وأن تُعلم العميل بهذه المبادرات وتوضح له الفرصة المهمة والفوائد التي يمكن تحقيقها من المشاركة في مثل هذه المبادرات المجتمعية في إطار برامجهم للمسؤولية المجتمعية للشركات.

خطط بشكلٍ مسبق ومدروس

عليك أن تتأكد من أجندة فعاليات عميلك بشكلٍ مسبق قبل حلول شهر رمضان والتخطيط لهذه الفعالياتٍ بشكلٍ دقيق، مع الأخذ بعين الاعتبار بتغيّر الأوقات، ومراجعة الفعاليات الأخرى التي قد تتعارض مع الموعد المقترح لفعالية عميلك، والتي قد تعني انشغال الإعلاميين وبالتالي عدم حصولك على الحضور والتغطية الإعلامية المطلوبة.

ونظراً للاشتراطات الاحترازية بما في ذلك القيود الموضوعة على الأعداد في المطاعم، عليك التأكد من تخطيط فعاليات الإفطار والسحور بحذر والتأكد من أن قوائم المدعوين لن تتسبب بمخالفة عميلك لأيٍ من الاشتراطات الصحية المعتمدة.

 ! امنح نفسك بعض الوقت والراحة، فأنت تستحقها

مع تقلّص ساعات العمل، تذكر أن تخصص بعض الوقت لنفسك ولعائلتك، قد تود قراءة كتاب، أو ممارسة هوايةٍ ما، أو مشاهدة مسلسلٍ تلفزيوني، أو حتى النوم! وتسود أيام الشهر الفضيل روح عامة من الإيجابية بين الجميع، فتأكد من أن تعطي كل من حولك المزيد من الإيجابية!

وفيما يمتلك كاتب هذه الكلمات مقاومةً ضعيفة أمام أشهى الأطباق الرمضانية، علينا أن نتذكر دائماً الحفاظ على نمط حياةٍ نشط خلال شهر رمضان، وتجنّب قضاء ساعات طويلة بدون حركة، خاصةً بعد الإفطار. وبالطبع فإن الحفاظ على نظام غذائي متوازن بكمياتٍ معقولة هو أساس الحفاظ على صحتك خلال شهر رمضان.